Het is in deze tijd niet makkelijk om gefocust te werken. Waar we in een ver verleden nog brieven schreven aan elkaar of een bericht achterlieten op het antwoordapparaat, is het nu de norm om ten alle tijden beschikbaar/bereikbaar te zijn.

Je telefoon gaat af, er komen e-mailberichten binnen, Facebook geeft wat meldingen weer en op LinkedIn heb je een aantal nieuwe connecties. Een hoop geluiden en veel afleidingen. Wat kun je doen om, te midden van deze elektronische wervelwind, je werkzaamheden toch gedaan te krijgen?

In deze blog geef ik 7 tips om met volle focus je takenlijst af te werken.

1. Zet je telefoon op stil (nachtstand of vliegtuigstand kan ook).
We hebben allemaal wel eens een gemiste oproep gehad. Degene die ons probeerde te bereiken heeft uiteindelijk de voicemail ingesproken, een bericht gestuurd of op een later tijdstip nog een keer gebeld. Dus hoe erg zou het zijn als je een uur of een paar uur niet bereikbaar bent? Probeer het gewoon een keer. Vind je het eng of ben je bang dat je iets mist? Begin dan klein. Zet je telefoon bijvoorbeeld 30 minuten op stil en breid uit wanneer je daar aan toe bent.

*Kun je echt niet gemist worden? Laat dan iemand anders de telefoon beantwoorden en neem alleen de belangrijke telefoontjes van hem of haar over.

2. Zorg voor een oppas
Rule number one: ga niet werken als je kinderen of een actieve hond om je heen hebt lopen. Ik ken maar weinig mensen die dan niet afgeleid worden. Kan je geen goede oppas vinden voor de kinderen? Zorg dan dat ze op vaste dagen bij een vriend(innet)je spelen. Kan je je de uitlaatservice nog niet veroorloven? Vraag dan aan een vriend(in) of familielid om dit 1 a 2 keer in de week te doen. Zo kan jij met focus werken en hebben de kinderen (al dan niet harig) een vast ritme.

3. Werk in blokken
Er zijn mensen die uren achter elkaar kunnen werken. Dat is fijn, maar vaak zijn die mensen aan het eind van de dag behoorlijk gaar. Daarnaast is het ook niet heel effectief. Je hersenen kunnen namelijk maar 60 tot 90 minuten volledig gefocust werken. Daarna kun je het beste even pauze houden.

Deel je dag daarom op in blokken van 1 uur of 1,5 uur. Het is verstandig om hiervoor een timer te gebruiken, omdat je zo voorkomt dat je langer werkt. Ik gebruik zelf de stopwatch op mijn iPhone, maar je kunt ook een kookwekker gebruiken of een app downloaden.

Na een blok neem je pauze. Gebruik hiervoor 10 tot 15 minuten. Haal wat drinken voor jezelf, strek even je benen, kijk even op je telefoon. Ga daarna weer in een blok van 1 uur of 1,5 uur aan de slag. Na drie of vier blokken, wat je zelf wilt, neem je een langere pauze. Maak wat eten voor jezelf klaar, ga daarna buiten even een frisse neus halen of pleeg een telefoontje. Tussen de blokken mag je doen wat je wilt. Daarna ga je weer 1 uur of 1,5 uur aan de slag.

4. Focus op één taak
Ons brein heeft 21 minuten nodig om zich volledig te focussen op een taak. Werk daarom in elk blok maar aan één taak. Besteed bijvoorbeeld een blok aan het schrijven van een blog, ga in het volgende blok aan de slag met het maken van Facebook posts of besteed een blok aan het bijwerken van je mailbox. Op deze manier ga je veel efficiënter werken en maak je het voor jezelf overzichtelijker.

*Voer moeilijke of vervelende taken als eerste uit, want we hebben van nature de neiging om dit soort zaken voor ons uit te schuiven.

5. Maak een weekplanning
Om een betere focus te krijgen is het belangrijk dat je niet continue aan het denken bent wat je volgende week moet doen. Een makkelijke oplossing hiervoor is: een weekplanning.

Een weekplanning is een visuele kapstok die je helpt om minder na te denken over wat je moet gaan doen. Een goed moment om deze weekplanning te maken is aan het einde van de week. Zelf doe ik dit op vrijdag aan het eind van de middag. Ik bekijk eerst wat ik die week wel en niet heb afgekregen. Daarna formuleer ik mijn doelen voor de week erop. Vervolgens kies ik bij elk dagdeel, dat ik werk, één Most Important Task (MIT) uit. De rest van het dagdeel vul ik op met kleinere taken van mijn actielijst.

6. Maak een braindump
Je telefoon staat op stil, je hebt je dag opgedeeld in een aantal blokken, je houdt je bezig met één taak en je hebt een weekplanning. Nog steeds heb je het gevoel dat je heel veel dingen moet doen en dat niet alles op papier staat. Uit ervaring weet ik dat je al snel vergeet iets op te schrijven. Het is daarom handig om regelmatig een braindump te doen. Dat wil zeggen dat je alles op papier zet wat in je hoofd zit.

Mijn advies is om dit minstens één keer per week te doen. Maar als je een drukke periode hebt en het vaker wilt doen dan kan dat natuurlijk ook. Pak gewoon een leeg vel papier (of meerdere) en schrijf alles op wat je nog moet doen. Ook als je niet zeker weet of je het wel écht gaat doen.

Maak simpelweg een lijst van: ‘moet nog gedaan worden’. Gaat iemand anders het voor je doen? Schrijf het op. Heb je geen zin om het te doen? Schrijf het op. Heb je geen tijd om het te doen? Schrijf het op.

7. Maak een prioriteitenlijst
Na het uitvoeren van een braindump heb je als het goed is een lijst met dingen die nog gedaan moeten worden. Zet al deze actiepunten onder elkaar en geef elke actie een cijfer; 1 is urgent, 2 is binnen een week, 3 is lange termijn.

Door cijfers toe te voegen kun je de actiepunten rangschikken en aangeven hoe hoog ze op jouw takenlijst komen te staan. Deze takenlijst kun je vervolgens naast je weekplanning leggen om te kijken wanneer je wat kunt gaan doen. Op deze manier kun je met volle focus aan je week beginnen én aan je acties werken.

Ik hoop dat deze tips je helpen om met meer focus te gaan werken. Heb je zelf nog een tip om aan dit lijstje toe te voegen? Laat het me weten!